Depuis le début de la crise sanitaire, le fonctionnement des mairies a été fortement bousculé. En effet, depuis le 17 mars dernier, il a fallu organiser les services municipaux différemment tout en s’adaptant à cette nouvelle situation. Par principe, l’ensemble des services assure un accueil téléphonique aux horaires habituels d’ouverture.

Le déploiement du télétravail

Quand l’agent peut être mis en mode télétravail, les outils informatiques sont déployés. La direction des systèmes informatiques a ainsi permis en quelques jours à près de 200 agents de se mettre en télétravail.

C’est le cas de l’ensemble des services dits fonctionnels, qui assurent le fonctionnement quotidien des services :

• La direction générale des services qui assure la coordination générale de l’ensemble des services.
• L’ensemble des directeurs peuvent également suivre leurs équipes et les manager à distance selon leur organisation.
• La direction des finances qui s’assure quotidiennement du traitement et paiement des factures.
• La direction des ressources humaines qui gère notamment la carrière des agents, et assure également le paiement des salaires.
• Le service juridique et assemblées
• La direction de la communication coordonne l’ensemble des outils de communication à distance en lien quotidien avec le Cabinet du Maire et la direction générale des services.

Pour les services à la population

• La quasi-totalité des secrétaires de chaque direction a la possibilité de télétravailler et de continuer le suivi régulier des services.
• Le pôle régie centrale assure le suivi des factures à l’ensemble des usagers et effectue également leur régularisation.

Assurer les services réglementaires et essentiels

Comme toutes les mairies, le service Etat-Civil assure 3 fois par semaine une permanence en mairie avec l’enregistrement des naissances, des décès et pour quelques cas urgents. Et le courrier est géré plusieurs fois par semaine par la direction générale des services et le service courrier reprographie.

La mise en place d’un service minimum d’accueil pour les enfants de 0 à 11 ans du personnel à caractère prioritaire a été définie par la préfecture. Aujourd’hui, nous accueillons entre 9 et 18 enfants chaque jour dans 3 écoles.

Certains services municipaux restent physiquement ouverts au public comme le centre de santé municipal, la police municipale ou encore la pépinière d’entreprises Chrysalead.

Concernant le centre communal d’action sociale, il reste principalement en direction des personnes vulnérables. Le service assure notamment l’ouverture de l’Espace solidarité, le portage des repas à domicile et le suivi des personnes isolées inscrites sur le registre des personnes fragiles.

Enfin, les agents sont également sur le terrain pour assurer le nettoyage de l’espace public, la gestion des espaces verts et le gardiennage des équipements municipaux.

Adapter les services publics à la situation et aux « nouveaux » besoins des usagers

Dès le début de la période de confinement, les équipes de la Maison des parents, de la médiation et de la jeunesse ont mis en place des permanences téléphoniques à destination des habitants pour un soutien psychologique pour la parentalité.

Les services municipaux accompagnent et aident également les associations locales comme la Croix-rouge, les Restos du cœur et l’épicerie sociale afin qu’elles mènent leurs actions dans les meilleures conditions.

Concernant la communication, la Ville a mis en place différentes actions afin d’accompagner au mieux les Trappistes dans cette situation particulière :

• Mise à jour quotidienne de la page « Covid-19 – le point sur la situation sur Trappes.fr
• Une page d’information dédiée aux commerçants et entreprises
• Une foire aux questions
• La mise en place d’une newsletter et d’une alerte SMS
• La publication les lundis, mercredis et vendredis de contenus ludiques et d’information d’accompagnement social sur Trappesmag.fr

Enfin, la Ville a répondu régulièrement aux sollicitations des professionnels de santé du territoire en prêtant du matériel ou des lieux comme :

• Installation de vitabris pour l’Hôpital privé de l’ouest parisien
• Le prêt de locaux à la Maison de santé pour installer un accueil dédié aux malades du Covid-19